كورس المخازن والمشتريات — من الصفر

الحدوتة

تخيّل مخزن. البضاعة بتدخل من ناحية وبتخرج من ناحية. السؤال اللي كل الوحدة دي بتجاوب عليه بسيط: عندي كام؟ بس السؤال ده — لو ما جاوبتوش صح — بيوقعك في تلات مصايب مختلفة:

• تبيع حاجة مش موجودة، فتوعد عميل بوعد مش هتقدر توفيه.
• تشتري حاجة موجودة، فتدفع فلوس على بضاعة راكدة عندك أصلًا.
• تقفل السنة وميزانيتك بتقول رقم والرف بيقول رقم تاني، والمراجع بيسأل والإجابة مش موجودة.

مصطلحات هنستخدمها طول الكورس

وحدة التخزين

كل صنف بيتخزّن بوحدة واحدة بس. ممكن تشتريه بالكرتونة وتبيعه بالقطعة، بس الرصيد بيتكلم لغة واحدة — لأن رصيد متكلّم بوحدتين هو في الحقيقة رصيدين.

معامل التحويل بيتسجّل على الصنف مش على الوحدة. ليه؟ لأن «العلبة» ١٢ لمنتج و٢٤ لمنتج تاني. معامل عالمي للعلبة بيبقى غلط لواحد فيهم من أول يوم يتعمل فيه منتج تاني.

والتحويل بيتم جوّه الفئة الواحدة بس: الكيلوجرام مش بيتحول لمتر. المنصة بترفض ده بدل ما تقبله وتسيبه غلط للأبد.

طريقة التكلفة

التتبع والصلاحية

الصنف ممكن يتتبّع بالتشغيلة (دفعة ليها رقم) أو بالرقم التسلسلي (كل قطعة لوحدها) أو من غير تتبع خالص. الصنف اللي ليه صلاحية لازم يكون متتبَّع — لأن تاريخ صلاحية من غير حاجة يتعلّق بيها مش هينفَّذ.

والصنف المتتبَّع لما تستلمه المنصة بتطلب منك رقم التشغيلة وتاريخ الانتهاء. ولما تصرفه، لو التشغيلة انتهت صلاحيتها المنصة بترفض الصرف وبتقولك أعدمها بدل ما تصرفها.

اللي بيحصل ساعة الاستلام

1. الحركة بتتكتب في دفتر الحركات: الصنف، والمخزن، والكمية، وتكلفة الوحدة، والقيمة، والرصيد بعدها.
2. الرصيد بيتحدّث في نفس اللحظة وفي نفس المعاملة — مش وظيفة ليلية.
3. طبقة تكلفة بتتفتح بالكمية دي وبالتكلفة دي، عشان الصادر بعد كده يعرف ياخد تكلفته منين.
4. القيمة بتتبعت لوحدة المالية عشان تتحوّل لقيد.

القيد نفسه

مين بيقول إيه

قيمة الرقابة كلها جاية من إن التلاتة الأولانيين اتعملوا باستقلال عن الفاتورة. لو أي اتنين منهم بقوا ضغطة زرار من نفس الشخص، الرقابة اتلغت وفضل الورق.

الاعتماد بيحجز فلوس

ساعة ما حد يعتمد أمر الشراء، الرصيد المتاح في موازنة الإدارة بينزل — مش لما تيجي الفاتورة. الموازنة اللي بتحسب المصروف الفعلي بس بتكتشف التجاوز بعد ما يبقى مش قابل للرجوع.

الاستلام: المقبول والمرفوض

في إذن الاستلام في خانتين لكل بند: مقبول ومرفوض مع سبب. البضاعة المرفوضة ما بتدخلش المخزون وما بتعملش التزام. تسجيلها كأنها اتستلمت وتتسوّى بعدين معناه إن فاتورة المورد هتطابق، والخلاف هيحصل بعد كده — ومن موقف أضعف.

النتايج الخمسة

حدود السماح

نسبة وحد مطلق مع بعض. ليه الاتنين؟ لأن ٢٪ من بند بعشرين قرش ما تستحقش وقت إنسان، والنظام اللي بيوقف السداد عشانها نظام بيتطفي. الافتراضي: ٠٪ سماح في الكمية (الفاتورة الزايدة مش فرق تقريب)، و٢٪ في السعر (الشحن وسعر الصرف بيحرّكوا السعر شوية)، وحد مطلق ٥٠ جنيه للبند.

تلات خطوات، تلات حقايق مختلفة

1. أمر البيع — العميل وافق. الرصيد بقى محجوز له. لسه ما خرجش حاجة.
2. إذن الصرف — البضاعة خرجت فعلًا. هنا بتتسجّل تكلفة البضاعة المباعة.
3. الفاتورة — العميل مطالَب بالفلوس. وبتتعمل من إذن الصرف.

تكلفة البضاعة المباعة

ساعة الصرف، المخزون بيخرج بالتكلفة اللي طريقة التقييم بتقولها، والرقم ده بيبقى تكلفة البضاعة المباعة في نفس القيد — مقابل الإيراد اللي الفاتورة هتقرّه. صرف بضاعة من غير تسجيل تكلفتها هو اللي بيخلي هامش الربح غلط لشهر كامل وما حدش يلاقي السبب.

والصرف لمشروع مش بيع: نفس الطرف الدائن، طرف مدين مختلف (تكلفة مشروع). التفرقة دي هي اللي بتخلي هامش الربح يعني حاجة.

الجرد الأعمى

في الجرد الأعمى الشخص اللي بيعدّ ما بيشوفش الكمية المتوقعة. ليه؟ لأنه لو شافها، هيعدّ لحد ما يوصلها. الجرد اللي بيطابق النظام ويخالف الرف أسوأ من عدم الجرد — لأنه بيحوّل فرق مجهول لطمأنينة موثّقة وكاذبة، وبعد كده ما حدش هيدوّر.

وفي المنصة الإخفاء مش في المتصفح: الخادم نفسه ما بيبعتش العمود ده طول ما الجرد مفتوح. الإخفاء في الواجهة بيحط الرقم في استجابة الشبكة لشاشة اتصمّمت على إنها ما تعرفوش.

اللقطة

ساعة ما تولّد كشف الجرد، المنصة بتصوّر اللي النظام فاكره دلوقتي. الحركة اللي تحصل وانت ماشي بين الرفوف ما تقدرش تعيد كتابة الفرق بعد وقوعه — والفرق اللي بيتغيّر حسب امتى بتبصله مش فرق، ده ضوضاء.

التحويل

حركتين وحالة بينهم. البضاعة في السيارة ما بتخصش المخزن اللي راحت منه ولا اللي رايحة له — وبتقعد في حساب «تحت النقل» لحد ما الطرف التاني يأكّد. لو نقلناها بخطوة واحدة هتبان على رف المخزن المستلم وهي لسه على الطريق، وحد هيبيعها.

والعجز اللي يظهر عند الاستلام فاقد بيتسجّل لوحده بحسابه. التحويل اللي بيوازن نفسه بهدوء بيخفي واقعة تشغيلية المفروض حد يبص عليها.

التكاليف الإضافية (الشحن والجمارك)

بتوصل بعد البضاعة بأيام، من مورد تاني، على فاتورة تانية — وهي جزء من تكلفة البضاعة فعلًا. المنصة بتوزّعها على بنود إذن الاستلام وبتطبّقها كإعادة تقييم على اللي لسه موجود.

ليه في نسخة

الحقيقة هي دفتر الحركات. بس الشاشة ما تقدرش تجمع أربع مليون سطر عشان تجاوب «عندنا كام». عشان كده في جدول أرصدة بيتحدّث في نفس المعاملة اللي بتكتب الحركة.

الأربع فحوصات

الأزواج السبعة

الأدوار الستة الجاهزة

1. جهّز — افتح الإعدادات واضغط «تهيئة الأساسيات». هيتعمل لك وحدات وفئات ومخزن رئيسي. بعدين اعمل صنف: كود، اسم، وحدة تخزين «قطعة»، طريقة تكلفة «متوسط مرجح».
2. جرّب ترفض — حاول تعمل صنف بطريقة «تكلفة محددة» من غير تتبع تسلسلي. وحاول تضيف وحدة «كيلوجرام» لصنف وحدة تخزينه «قطعة». اقرا الرفضين.
3. اشتري — اعمل طلب شراء، ابعته للاعتماد، اعتمده، حوّله لأمر شراء، ابعت الأمر للاعتماد. بعدين حاول تعتمده أنت — وشوف الرفض.
4. استلم — من شاشة أمر الشراء اضغط «استلام بضاعة». حاول تستلم أكتر من المطلوب وشوف الرفض. بعدين استلم جزء، وارفض كام قطعة بسبب، وشوف الرصيد بعدها.
5. طابق — سجّل فاتورة مورد بكمية أكبر من اللي وصل. شوف نتيجة المطابقة. حاول تتجاوزها بسبب من كلمة واحدة وشوف الرفض، بعدين اكتب سبب حقيقي.
6. بيع — اعمل أمر بيع، أكّده وشوف «المحجوز» بيزيد و«المتاح» بينزل والرصيد ما اتغيّرش. اصرف، شوف تكلفة البضاعة المباعة. فوتر. بعدين حاول تفوتر تاني.