DWMail — دليل المستخدم الكامل

1 · شكل الشاشة — تلات لوحات

DWMail مساحة عمل من تلات لوحات وبتتحكم في عرضها: لوحة المجلدات (صناديق بريدك ومجلداتك)، و قايمة المحادثات (رسايل المجلد اللي فاتحه)، ولوحة القراءة (الرسالة المفتوحة). اسحب الفواصل عشان تكبّر أو تصغّر؛ ولوحة المجلدات ممكن تقفلها من الشريط العلوي. على الموبايل بتبقى عمود واحد (القايمة ← دوس على رسالة ← القراءة، ومعاك زرار رجوع (Back)؛ والمجلدات بتفتح في درج جانبي).

2 · الشريط العلوي والبحث

3 · المجلدات والحسابات

صندوق بريدك الشخصي بيظهر الأول، وبعديه صناديق الأقسام اللي أنت عضو فيها (كل واحد قسم بيتفتح ويتقفل). وكل حساب فيه نفس الخمس مجلدات:

• المجلدات اللي فيها بريد مش مقروء بيظهر عليها عدّاد؛ وعنوان الحساب الشخصي بيوري إجمالي غير المقروء.
• حسابات الأقسام بيظهر عليها وضع التوزيع: بريد مشترك (Shared inbox) — طابور واحد مشترك الأعضاء بيستلموا منه ويسنّدوا؛ توزيع فردي (Fan-out) — نسخة لكل عضو؛ مشترك مع تنبيه (Shared + notify).
• مجلداتك أنت (My folders) — تحت الخمس مجلدات الأساسية في مجموعة مجلداتي. استخدم + مجلد جديد عشان تضيف واحد، وزرار الحذف اللي بيظهر لما تمرّ بالماوس عشان تشيله. تقدر تحط أي رسالة في مجلد من نقل إلى مجلد في لوحة القراءة، أو من زرار نقل إلى في القايمة لو محدد أكتر من رسالة؛ ولما تفتح المجلد هتلاقي بالظبط الرسايل اللي حطيتها فيه.

4 · قايمة الرسايل

كل سطر بيوري الباعت، والتاريخ (الساعة لو النهارده، و«يوم شهر» لو نفس السنة، وغير كده التاريخ كامل)، والموضوع (ومعاه عدد رسايل المحادثة زي «(3)» لو محادثة)، وأول سطور من الرسالة. والعلامات: نقطة لغير المقروء، ومشبك لو فيه مرفقات، وعلامة عاجل (Urgent)، وفي الصناديق المشتركة علامة الاستلام (غير مستلمة أو اسم اللي مستلمها). القايمة بتحمّل تدريجياً وأنت بتنزل («جارٍ تحميل المزيد…»).

التحديد والإجراءات الجماعية

مرّر بالماوس على أي سطر هتلاقي مربع التحديد؛ ولما تحدد واحدة أو أكتر، الترويسة بتتبدّل بشريط أدوات مكتوب عليه «{{count}} محدد» وبيوريك (حسب المجلد):

وفي صندوق القسم المشترك بيظهر كمان سطر فلترة: الكل / غير مُسند / المُسندة إليّ (All / Unclaimed / Assigned to me).

5 · قراءة رسالة — شريط الأوامر

افتح أي رسالة هتلاقي شريط الأوامر على طريقة Outlook. الأزرار متجمّعة في مجموعات؛ وعلى الشاشات الضيقة المجموعات الزيادة بتتلمّ في قايمة «…».

وتحت الشريط: الموضوع (وعليه علامة عاجل لو عاجلة)، ومن / إلى / نسخة، ووقت الإرسال، وفي الصناديق المشتركة شريط الاستلام (§7).

6 · تبويبات الرسالة

7 · الاستلام والإسناد (الصناديق المشتركة)

في صندوق القسم المشترك، لوحة القراءة بتوري شريط استلام عشان عمر ما اتنين يشتغلوا على نفس الحاجة:

• غير مستلمة (Unclaimed) ← زرار استلام بياخدها ليك.
• مستلمها أنت ← زرار إلغاء الاستلام بيرجّعها.
• مستلمها حد تاني ← بيظهر اسمه؛ ولو حاجة قسم بيظهر إسنادها إليّ.

8 · كتابة رسالة — شاشة الكتابة

دوس رسالة جديدة (أو رد / إعادة توجيه). شاشة الكتابة نافذة ليها شريط أوامر خاص بيها؛ والمسودات بتتحفظ لوحدها وأنت بتكتب. وأهي كل الأزرار:

فتح في نافذة

محتاج مساحة أكبر، أو عايز تسيب رسالة مفتوحة وأنت شغال في صندوق الوارد؟ قايمة «…» في الشريط فيها فتح في نافذة (Open in window). بتحفظ المسودة، وبعدين بتفتحها كشاشة كتابة بملء النافذة لوحدها — التلات لوحات مش وراها ومفيش نافذة منبثقة، يعني النافذة كلها ليك عشان تكتب. ولما تقفل النافذة دي (أو تدوس إرسال أو حفظ وإغلاق) بترجع زي الأول، والمسودة بتفضل متطابقة في الاتنين.

9 · المتابعة والمهام

تبويب المهام بيحوّل الرسالة لشغل:

• وضع علامة للمتابعة (Flag for follow-up) — بتحط علامة متابعة، وممكن كمان تحدد تاريخ متابعة (دي آلية «فكّرني»). والحاجة المعلّمة بتظهر في مجلد المتابعة.
• إضافة مهمة (Add a task) — عنوان، وتاريخ استحقاق اختياري، ومسؤول (بتدوّر عليه في الدليل). والمهام بتروح لصندوق شغلي الموحّد على مستوى المنصة.
• كل سطر مهمة عليه مربع للإنهاء أو إعادة الفتح، وزرار حذف.

10 · المراسلات الرسمية

DWMail كمان هو نظام المراسلات الحكومية. أي رسالة مربوطة بمراسلة بيظهر عليها تبويب المراسلة وفيه:

دورة الاعتمادات

لوحة الاعتمادات (Approvals) هي اللي بتدير سلسلة المراجعة. علامة الحالة بتقول مستني / معتمد / مرفوض / مرجَّع، وبتعرض قرار كل معتمِد + تعليقه. ولما يجي دورك بتظهر خانة «مراجعتك» فيها تعليق اختياري وتلات زراير: اعتماد (Approve)، رفض (Reject)، إرجاع (Return).

11 · الإعدادات

افتح الإعدادات من الترس. هتلاقي قايمة جانبية بكل الأقسام. كلها شغالة؛ والأقسام اللي للأدمن بس (صندوق القسم، وتسلسل الأرقام، وإدارة البريد) بتوري أدواتها للأدمن، وبتوري لأي حد تاني ملحوظة قصيرة.

11a · التوقيعات (Signatures)

توقيع جديد بيفتح محرر فيه الاسم، والمحتوى بتنسيق كامل، ومربع تعيين كافتراضي. وأي توقيع محفوظ تقدر تخليه الافتراضي أو تعدّله أو تمسحه.

11b · القواعد (Rules)

ترتيب أوتوماتيك للبريد الوارد. القاعدة ليها اسم، ومفتاح تفعيل، وشرط أو أكتر (لما)، وإجراء أو أكتر (اعمل):

• الشرط — الخانة: من / الموضوع / فيه مرفق؛ والمعامل: يحتوي على / يساوي؛ وقيمة.
• الإجراء — نقل إلى مجلد (+ اسم المجلد) / تعليم كمقروء / وضع علامة.
• تقدر تعيد ترتيب القواعد (فوق/تحت) وتفعّلها أو توقّفها من مكانها.

11c · الحسابات (Accounts)

قايمة للعرض بس بصناديق البريد المتاحة ليك — الشخصي وبتوع الأقسام — ومعاها نوع كل حساب، ووضع التوزيع بتاعه، وعدد غير المقروء. والحسابات بتمشي مع عضويتك في المؤسسة (مش بتتضاف ولا بتتشال من هنا).

11d · صندوق القسم (Department inbox) — للأدمن

الأدمن بيظبط، لكل قسم، البريد اللي جاي للقسم بيتسلّم إزاي. وكل كارت قسم بيحدد:

• الوضع — بريد مشترك (طابور واحد الأعضاء بيستلموا منه ويسنّدوا) · توزيع فردي (نسخة لكل عضو) · مشترك مع تنبيه (مشترك، بس الكل بيتنبّه).
• الاستلام إجباري — في الوضع المشترك، لازم حد يستلم الحاجة قبل ما يشتغل عليها.
• مين بيشوف — كل الأعضاء، أو محصور بأدوار معيّنة في الخدمة (تكتبها ومابينها فاصلة).
• ترقيم أوتوماتيك للبريد الوارد — بيدّي رقم وارد أوتوماتيك لأي إيميل بيوصل للقسم.

الأقسام اللي مالهاش إعداد محفوظ بتشتغل افتراضياً بريد مشترك. استخدم إضافة إعداد قسم عشان تظبط قسم برقمه. (اللي مش أدمن بيشوف ملحوظة قصيرة بدل الأدوات.)

11e · تسلسل الأرقام (Number series) — للأدمن

الأدمن بيراجع ويظبط تسلسلات أرقام الصادر (شوف §13 عشان تفهم الترقيم شغال إزاي). الجدول بيعرض كل تسلسل (مفتاحه وقسمه وسنته) ومعاه آخر رقم حالي للعرض بس، وبيسيبك تعدّل البادئة واللاحقة وأقل عدد خانات وتحفظ. أما العدّاد نفسه فمش بيتعدّل بالإيد، عشان السجل يفضل قابل للمراجعة.

11f · الإشعارات (Notifications)

مفتاح واحد اسمه تنبيهات سطح المكتب (Desktop notifications) — بيوريك تنبيه من المتصفح لما بريد جديد يوصل والنافذة في الخلفية (بيطلب إذن من نظام التشغيل؛ وبيحذّرك لو الإذن مقفول). أما التنبيهات جوه التطبيق فبتظهر دايماً ومش محتاجة إذن.

11g · Outlook وبرامج البريد (Outlook / mail clients)

اربط صندوق بريدك بـ Outlook أو أي برنامج IMAP/POP3/SMTP. الصفحة دي:

• بتوريك عنوان صندوق بريدك (تقدر تنسخه)؛
• إنشاء كلمة مرور للتطبيق (Generate app password) — بتعمل بيانات دخول للبرنامج وبتتعرض مرة واحدة بس (انسخها؛ وبعدها بتشوف «تنتهي بـ {last4}»)؛
• بتعرض إعدادات السيرفر لكل بروتوكول — IMAP (المفضّل) / POP3 للوارد وSMTP للصادر — بسطور Server وPort وEncryption وUsername وPassword (كل واحد تقدر تنسخه، وكمان نسخ كل الإعدادات)؛
• وشرح مرقّم اسمه «اظبطه في Outlook» مبني على بياناتك الحقيقية.

11h · إدارة البريد (Mail administration) — لمشغّل المنصة بس

مشغّل المنصة بيدير بريد المؤسسة من هنا:

• النطاقات (Domains) — ضيف نطاق بريد، واختار وضع الصادر (تسليم مباشر / عن طريق smarthost / إيقاف مؤقت)، وشغّل أو اقفل استقبال الوارد، وحدد نطاق افتراضي.
• توليد مفتاح DKIM (Generate DKIM key) — بيطلّع سجل TXT في الـ DNS (الاسم والقيمة والـ selector) تنشره عشان البريد الصادر يتوقّع.
• مزامنة العناوين (Sync addresses) — بيعمل عناوين بريد للأشخاص والأقسام من دليل المؤسسة (وبيقولك عمل كام من كل نوع).

11i · التفويض (Delegation)

هتلاقيه في قايمة الإعدادات الجانبية بعد القواعد على طول. التفويض شغال على مستوى المنصة كلها: تفويض واحد بتديره من هنا بيغطي شغلك الشخصي في الخدمات اللي تختارها — اعتمادات DWMail وكمان طلبات WorkFlow المسنودة ليك (وأكتر مع كل خدمة بتدخل النظام ده):

• تفويض جديد (New delegation) — اختار الزميل (بالبحث في الدليل)، و الخدمات (كل الخدمات أو خدمات معيّنة: البريد، WorkFlow، KPIS، التقويم، الأخبار، Drive)، وتاريخ ووقت البداية والنهاية، وملاحظة اختيارية.
• صلاحية التوقيع اختيار منفصل ولازم تعلّم عليه صراحةً (يشمل صلاحية التوقيع بالنيابة) — وافتراضياً مقفول. ولما تفتحه، النايب يقدر يعمل إجراءات WorkFlow اللي محتاجة توقيع، وبيوقّع بـتوقيعه هو؛ وبلوك الختم بيقول «التوقيع: فلان — بالنيابة عن فلان». وصورة توقيع المفوِّض عمرها ما بتتستخدم. ومن غير ما تعلّم على الخيار ده، إجراءات التوقيع بترفض برسالة واضحة إن «التفويض ده مش شامل التوقيع».
• الشات مستثنى بقصد — تفويض محادثاتك الشخصية ده انتحال شخصية، مش تفويض.
• لازم قبول — الزميل بيلاقيه تحت «المستلمة» ولازم يدوس قبول عشان يشتغل (أو رفض). محدش بيتحمّل مسؤولية من ورا ضهره.
• وطول ما التفويض شغال، النايب بيشوف زراير اعتماد / رفض / إرجاع على الاعتمادات المستنية عند المفوِّض، وعليها علامة «بالنيابة عن» — وسجل التدقيق بيسجّل الشخص الحقيقي اللي اتصرّف. الهوية عمرها ما بتتنتحل؛ اللي بيتفوّض هو الأهلية بس.
• بينتهي لوحده في وقت النهاية؛ وأي طرف فيهم يقدر يلغيه أو ينهيه قبل كده في أي لحظة.
• التفويضات المتداخلة لنفس الشخص بترفض، ومش هتقدر تفوّض لنفسك.

12 · الأدوار والصلاحيات والإمكانيات

أغلب DWMail مفتوح لأي مستخدم داخل بحسابه، بس فيه شوية إجراءات محكومة بصلاحية — يا إما بـ دور خدمة على وحدة DWMail (Mail)، يا إما بـعضويتك في صندوق بريد قسم، يا إما بمستوى مشغّل المنصة. الجدول ده هو المرجع الوحيد لـ«مين يقدر يعمل إيه، وإزاي تديله الصلاحية».

الإرسال الخارجي بيتقرر إزاي (نموذج الصلاحية)

الإرسال الخارجي بيتعامل كصلاحية محكومة (فيه خطر سبام أو تسريب بيانات)، فالسيرفر عمره ما بيثق في المتصفح — المتصفح بس بيخبّي الخيار، والـ API هو اللي بيطبّق. في كل إرسال وكل جدولة الخدمة بتسأل سؤال واحد، CanSendExternal(user)، وبترجّع 403 برسالة عربية واضحة لو الإجابة لأ و الرسالة فيها فعلاً مستلم خارجي (الرسايل الداخلية بالكامل عمرها ما بتتقفل):

  CanSendExternal(user) = TRUE if ANY of:
     • the user is a platform SuperAdmin            (claim  is_superadmin = true)
     • the user’s DWMail role is one of:            ExternalSendingOffice · Director · Admin
       (read from the token claim  role:DWPlatform.Mail  — i.e. the Mail service role)
  otherwise FALSE  →  external chip hidden in the composer, and API returns 403 on send/schedule

• شاشة الكتابة بتنادي GET /api/v7/mail/me/capabilities أول ما تفتح؛ ولو canSendExternal بـ false ما بتوريش خيار «إضافة جهة خارجية» خالص وبتعرض بحث داخلي بس.
• السيرفر بيعيد التشييك على نفس القاعدة جوه مسار الإرسال وكمان جوه الإرسال المجدول، عشان محدش يلف حوالين الحاجز بمناداة الـ API مباشرة أو بالجدولة بدل الإرسال.
• «الكل ولا ناس مختارة؟» — الاتنين شغالين: إدّي الدور لكل اللي المفروض يبعتوا بره، أو لمكتب بريد واحد أو مدير واحد عشان كل البريد الخارجي يعدّي من عندهم.

إزاي تدّي دور في DWMail (خطوة بخطوة)

أدوار DWMail هي أدوار خدمة عادية على وحدة Mail. الأدمن بيسندها لكل مستخدم من إدارة مستخدمي المنصة؛ والدور بيتحط في توكن المستخدم كـ role:DWPlatform.Mail في أول مرة يدخل بعد كده.

1. افتح إدارة المستخدمين بتاعة المنصة (Identity / إدارة الأشخاص، في منطقة الأدمن).
2. دوّر على المستخدم المطلوب وافتحه.
3. روح على أدواره / أدوار الخدمات واختار خدمة DWMail (Mail).
4. اختار الدور — مثلاً ExternalSendingOffice (إرسال خارجي)، أو Director، أو Admin، أو Manager، أو دور مكتب (ReceiveDesk / ReviewDesk / SecretaryDesk / OfficeManager) — واحفظ.
5. قول للمستخدم يخرج ويدخل تاني (أو يحدّث جلسته) عشان الدور الجديد يتصدر في التوكن.

13 · الترقيم والتسلسلات

المراسلات الرسمية لازم تكون قابلة للمراجعة، فكل حاجة بتشيل أرقام مرجعية. DWMail بيطلّع الأرقام دي من عدّادات لكل قسم ولكل سنة، ومستحيل تدّي رقم مكرر — حتى لو اتنين بعتوا في نفس اللحظة بالظبط (كل رقم بيتاخد بزيادة ذرّية واحدة في قاعدة البيانات).

• أول استخدام بيعمل التسلسل لوحده — عدّاد القسم بيتعمل (وبيبدأ من 1) أول مرة القسم يبعت في السنة دي؛ مفيش حاجة تظبطها قبل كده.
• مفيش أرقام ضايعة ولا مكررة — العدّاد بيزيد بشكل ذرّي، يعني اللي بيبعتوا في نفس الوقت كل واحد بياخد الرقم اللي بعده مختلف.
• معزول لكل مؤسسة — التسلسلات لكل مؤسسة لوحدها، فترقيم عميل عمره ما بيلمس ترقيم عميل تاني.
• الأدمن يقدر يراجع ويظبط البادئة / اللاحقة / عدد الخانات لكل تسلسل من تسلسل الأرقام (§11e)؛ أما العدّاد نفسه فعمره ما بيتعدّل بالإيد.

14 · حالة المميزات — كل حاجة شغالة

النسخة دي مفيهاش أي ميزة «قريباً». كل اللي مشروح في الدليل ده متعمول وشغال. والإمكانيات اللي اتضافت في دفعة 2026-07-22:

الصفحات اللي للأدمن بس (صندوق القسم، وتسلسل الأرقام، وإدارة البريد) بتوري أدواتها للأدمن وملحوظة قصيرة لأي حد تاني — والملحوظة دي حد صلاحيات، مش ميزة ناقصة. ولو فيه إجراء مش بينفع على رسالة معيّنة (مثلاً «فتح المستند» على رسالة نص عادي، أو قرار اعتماد على رسالة مفيش عليها اعتماد مستني)، التطبيق بيقولك السبب بالظبط بدل ما يوحيلك إن الميزة مش متاحة.