هيكل المجموعة — من الشركة القابضة لحد أصغر قسم
الدرس ده هنفهم فيه حاجة جديدة ومهمة جدًا في المنصة: إن الجهة اللي بتستخدم النظام مش لازم تكون شركة واحدة. ممكن تكون مجموعة كاملة — شركة قابضة، وتحتها شركات تابعة، وكل شركة ليها فروع، وجوّا كل ده أقسام وموظفين. هنمشي فيها حتة حتة، بأمثلة، وهتلاقي إن الموضوع أبسط بكتير مما شكله.
١ — إيه المشكلة اللي بنحلّها أصلًا؟
خلينا نبدأ بالمشكلة. زمان المنصة كانت فاهمة إن كل عميل عندنا هو شركة واحدة: هيكل تنظيمي واحد، ودفتر مرتبات واحد، وتأمينات وضرايب باسم واحد. طيب لو العميل بتاعنا هو مجموعة زي «بروكتر آند جامبل» مثلًا؟ دي شركة قابضة وتحتها شركات كتير، وكل شركة منهم ليها رقم تأميني خاص بيها وبطاقة ضريبية خاصة بيها وسجل تجاري لوحدها. يعني قانونيًا هما كيانات منفصلة، لكن إداريًا هما عيلة واحدة بيديروها ناس واحدة. لو حشرناهم كلهم في «شركة واحدة» في النظام، هنطلع استمارة تأمينات غلط، ومرتبات مخلوطة، وصلاحيات مفتوحة على البحري. وده اللي عملنا الهيكل الجديد عشانه.
٢ — القطع الأربعة: المجموعة، الشركة، الفرع، القسم
الهيكل كله مبني من أربع قطع بس، ولو فهمت دور كل قطعة هتفهم النظام كله. أولًا المجموعة: دي الجهة كلها — الاشتراك والفواتير والمستخدمين بيتحسبوا عليها. ثانيًا الشركة: ده الكيان القانوني، يعني اللي بيوظف الناس على الورق وبيقدّم التأمينات والضرايب باسمه. ثالثًا الفرع: ده مكان شغل تابع لشركة — زي فرع إسكندرية — الفرع مش كيان قانوني، هو بس مكان ليه تقويم شغل وموقع حضور. رابعًا وأخيرًا القسم: ده وحدة الشغل اليومي اللي فيها الوظايف والموظفين والتسلسل الإداري.
بص على الشجرة دي كويس. مجموعة النيل هي المظلة. تحتها شركتين، كل واحدة كيان قانوني مستقل. شركة التصنيع عندها فرع في إسكندرية، وجوّا الفرع قسمين: الشحن والمخازن. وفي قسم مالية على مستوى الشركة نفسها مش تابع لفرع معين — وده عادي جدًا ومسموح. ولاحظ إن في «قسم مالية» في الشركتين — مفيش مشكلة خالص، لإن كل قسم معلّم عليه هو تبع أنهي شركة.
٣ — القاعدة الذهبية: القسم بيتبع شركة واحدة بس
في قاعدة واحدة النظام كله متبني عليها، ولازم تفهمها: أي قسم بيتبع شركة واحدة بالظبط، وأي قسم ابن بياخد شركة أبوه تلقائيًا. يعني لو قسم المالية تبع شركة التوزيع، وعملت تحته قسم اسمه الرواتب، قسم الرواتب هيبقى تبع شركة التوزيع من غير ما تختار حاجة. وممنوع تمامًا إن فرع من شجرة قسم يبقى تبع شركة تانية — الشجرة متتقسمش بين شركتين أبدًا.
طيب ليه القاعدة دي مهمة أوي؟ عشان كل حاجة تانية بتعتمد عليها. لما بنقول «مدير الموارد البشرية بتاع شركة التوزيع يشوف موظفين شركة التوزيع بس» — النظام بيعرف مين موظفين شركة التوزيع إزاي؟ من إن كل موظف قاعد في قسم، وكل قسم معلّم بشركته. ولما بنطلع مرتبات شركة التصنيع، بنجيب موظفينها منين؟ نفس الإجابة. القاعدة دي هي اللي بتخلي الصلاحيات والمرتبات والتقارير كلها تطلع صح من غير ما حد يدخل يظبط حاجة بإيده.
٤ — نشتغل عمليًا: شاشة «هيكل المجموعة»
تعالوا بقى نشوف ده على الشاشة. من موديول الموارد البشرية، افتح «التنظيم» وبعدين «الأقسام». لو مجموعتك فيها أكتر من شركة، هتلاقي على يمينك كارت اسمه «هيكل المجموعة»: شجرة واحدة فيها كل حاجة — الشركات بأيقونة المصنع، والفروع بأيقونة الموقع، والأقسام بأيقونة الفولدر. وفوق في نفس الكارت زرار «+ شركة» ومربع بحث بيدوّر بالاسم أو بالكود.
دلوقتي أهم حركة في الدرس كله: وقّف الماوس على أي عنصر في الشجرة وهتلاقي أزرار صغيرة بتظهر على طرفه. دي أزرار الإجراءات، وبتختلف حسب نوع العنصر. على الشركة هتلاقي: إضافة قسم، وإضافة فرع، وإضافة شركة تابعة، وتعديل، وحذف. على الفرع هتلاقي: إضافة قسم في الفرع ده، وتعديل، وحذف. وعلى القسم هتلاقي إضافة قسم فرعي. يعني أي حاجة عايز تبنيها، بتبنيها من مكانها بالظبط.
عايز تضيف شركة تابعة؟
وقّف على الشركة الأم، دوس على علامة «+»، اكتب اسم الشركة وكودها (زي «NIL-DST»)، واختار مين الشركة الأم بتاعتها. خلاص — الشركة بقت جزء من المجموعة، وهتلاقيها كمان ظهرت في شاشة الشركات بتاعة الموارد البشرية عشان تكمّل بياناتها القانونية.
عايز تضيف فرع؟
وقّف على الشركة، دوس أيقونة الموقع، اكتب اسم الفرع وكوده (زي «ALX»). الفرع بيتولد تبع الشركة دي، وبعدين من ملف الفرع في الموارد البشرية تقدر تحدد له تقويم شغل وموقع حضور خاصين بيه.
عايز تضيف قسم جوّا فرع؟
دي كانت أكتر حاجة الناس سألت عليها. وقّف على الفرع نفسه، ودوس أيقونة «إضافة قسم». هيفتح لك نفس فورم إنشاء القسم المعتاد، بس فوق هتلاقي سطر بيقول لك «داخل: فرع الإسكندرية» — يعني النظام فاهم القسم ده هيتزرع فين. وتقدر تضيف في الفرع الواحد أي عدد أقسام، مفيش حد.
عايز تنقل قسم من مكان لمكان؟
اسحب القسم بالماوس وسيبه على الشركة أو الفرع أو القسم اللي عايزه يروح له. لما تنقله، كل الأقسام اللي تحته بتنتقل معاه، وبياخدوا كلهم شركة المكان الجديد تلقائيًا، والصلاحيات المبنية على الهيكل بتتحدث في ثواني.
٥ — دوس على أي حاجة… والتفاصيل بتيجي لك
الشاشة دي مش بس للبناء، دي كمان مركز المعلومات. لما تدوس على قسم، الجزء الشمال من الشاشة بيعرض لك تفاصيله: الوظايف المرتبطة بيه ومين قاعد فيها. ولما تدوس على شركة، بيعرض لك ملف الشركة: عدد فروعها وموظفينها، وبياناتها القانونية — الرقم التأميني والبطاقة الضريبية والسجل التجاري والبنك — وكارت «جاهزية التقديم» اللي بيقول لك بالظبط إيه الحقول الناقصة عشان تعرف تقدّم استمارة تأمينات باسمها. ولما تدوس على فرع، بتشوف تقويم شغله وموقع حضوره ومحافظته. يعني مش محتاج تروح لشاشة الشركات ولا شاشة الفروع — كله من هنا.
٦ — طيب إيه علاقة ده بالمرتبات والتأمينات؟
علاقة مباشرة جدًا، ودي الفايدة الحقيقية من الموضوع كله. كل شركة في المجموعة بتطلع مشروع مرتبات خاص بيها، وملف البنك بيطلع من حسابها هي، واستمارة واحد تأمينات ونموذج أربعة ضرايب بيطلعوا برقمها هي وباسمها هي. الموظف بيتحسب على الشركة اللي مكتوبة في سجل توظيفه، ولو اتنقل من شركة التصنيع لشركة التوزيع، ملفه الوظيفي بيفضل واحد — سنين خدمته محفوظة — لكن من شهر النقل مرتبه بيطلع من دفتر الشركة الجديدة. النظام بيعمل ده لوحده لإنه عارف كل موظف تبع مين.
٧ — البحث في الهيكل
آخر حاجة عملية: مربع البحث اللي فوق الشجرة بيدوّر في كل حاجة — اسم الشركة، اسم الفرع، اسم القسم، وكمان الكود. يعني لو كاتب في ورقة قدامك «AX10126» تكتبها زي ما هي وهيوديك للفرع على طول. والشجرة بتتصفّى وتسيب لك بس الفرع اللي لقيته وكل اللي فوقه، عشان تعرف هو قاعد فين في المجموعة.
